La procedura per assegnare i premi deve essere svolta con estrema attenzione in maniera tale che il concorso possa essere definito regolare e, quindi, che non vi siano delle eventuali situazioni controverse una volta che questo viene avviato. Ecco cosa occorre conoscere in merito.
Il regolamento e la cauzione
I vincitori del concorso a premi possono essere individuati mediante estrazione manuale, oppure mediante verbalizzazione di una classifica, oppure ancora a seguito delle scelte di una giuria. In altri casi, invece, l’assegnazione dei premi avviene simultaneamente alla partecipazione dell’utente, mediante l’utilizzo di un particolare strumento telematico che permette un’estrazione casuale dei vincitori, con tanto di assegnazione dei vari premi, i cosiddetti concorsi ad Instant Win.
Qualsiasi metodo si scelga di seguire, la procedura per assegnare premi deve essere comunque sempre resa nota nel regolamento, per evitare che possa esserci confusione e il concorso possa non essere regolare nella fase di assegnazione dei premi.
Per procedere all’assegnazione dei premi di un concorso, quindi, è fondamentale, prima di tutto, redigere al meglio il regolamento, un elemento chiave che permette di capire come si svolgerà un concorso: si tratta della presentazione dello stesso, al cui interno devono essere inserite tutte le informazioni come la durata, il numero dei vincitori, la tipologia e il valore dei premi e le modalità di assegnazione degli stessi. I premi possono essere beni, servizi, buoni sconto o altro, a patto che abbia un valore ben precisato.
Subito dopo, è necessario versare la cauzione, che deve essere pari al valore complessivo dei premi in palio e viene bloccata durante tutto il periodo del concorso. Questa serve per fare in modo che il promotore del concorso segua tutte le normative in vigore: se il concorso si svolge e si conclude regolarmente, la cauzione viene sbloccata per intero entro sei mesi dal termine del concorso. In caso contrario, invece, potrebbero esserci delle trattenute atte al pagamento delle eventuali sanzioni.
Il ruolo del notaio o funzionario
In generale, per tutti i concorsi che prevedono un’estrazione finale, una giuria, una classifica o simili è richiesta la presenza di un notaio o di un funzionario camerale competente per territorio, durante le fasi di assegnazione dei premi, che dovrà verificare che l’assegnazione avvenga seguendo le regole previste nella descrizione del meccanismo del concorso.
Il notaio o il funzionario, assume un ruolo molto importante visto che deve verificare che tutte le procedure svolte seguano alla lettera le varie normative previste, evitando quindi che si possano venire a creare delle potenziali irregolarità che potrebbero rendere il concorso non valido o, comunque, alterarne la legalità.
Il notaio, o funzionario, dovrà inoltre essere messo al corrente di tutte le varie procedure che verranno svolte: queste dovranno essere annotate nell’apposito verbale, affinché risultino presenti nell’atto che certifica il corretto svolgimento di tutte le diverse operazioni.
Nel caso in cui i premi del concorso vengono assegnati mediante un sistema di Instant Win e, quindi, grazie a un software appositamente creato per l’assegnazione dei premi in modo totalmente casuale durante il periodo del concorso, non è richiesta la presenza del funzionario camerale o del notaio durante le fasi di assegnazione dei premi. Per questa tipologia di concorsi, è necessaria solamente la perizia relativa al funzionamento del software di assegnazione dei premi: il notaio o il funzionario competente per territorio procederanno, in un secondo momento, solo alla verbalizzazione delle vincite e a verificare che tutto sia conforme con quanto riportato nel regolamento del concorso.
La perizia tecnica del sistema
Nel momento in cui si intende avviare un concorso a premi che prevede l’assegnazione dei premi mediante un sistema informatico, infatti, è necessario anche compilare un altro importante documento: la perizia tecnica del sistema.
La perizia, che deve essere rilasciata da un tecnico, permette di analizzare quali sono i metodi di raccolta dei dati e come funziona l’estrazione, nonché come i premi verranno attribuiti. Attualmente, infatti, vengono utilizzati software o macchinari esterni che meritano di essere sottoposti a un’analisi completa in maniera tale che il concorso si possa svolgere in modo ottimale e senza alcun tipo d’imprecisione o errore che potrebbe avere delle pesanti ripercussioni sullo svolgimento dello stesso concorso.
Il documento deve essere compilato e consegnato al Ministero dello Sviluppo e dell’Economia prima dell’inizio del concorso, in modo che sia possibile analizzare se il software (o qualsiasi altro strumento che si prevede di utilizzare) è conforme alle normative e se permette lo svolgimento di una procedura per assegnare i premi adeguata e in linea con tutte le normative in vigore.
Il verbale di chiusura e le tempistiche di assegnazione dei premi
Dopo aver identificato i vincitori e aver consegnato i premi, arriva il momento di compilare il verbale di chiusura, un documento dove devono essere riportate le diverse procedure attuate per mettere in atto la procedura per assegnare premi del concorso. Il verbale deve essere firmato dal notaio o funzionario camerale e dal soggetto promotore o da un suo delegato. Dopo la sua compilazione, deve poi essere inviato agli enti competenti, che si occuperanno di analizzare il documento e valutare se tutte le procedure sono state effettuate secondo le normative in vigore.
Le tempistiche di assegnazione dei premi variano a seconda della tipologia di bene che deve essere consegnato e, specialmente, se questo ha una scadenza o può essere consegnato in diverse fasi.
Spetterà quindi a chi organizza questo concorso rendere note tutte le diverse caratteristiche che contraddistinguono l’erogazione del premio e le tempistiche: queste dovranno poi essere inserite nel regolamento. Ovviamente le tempistiche devono essere ragionevoli e non devono mai superare i 180 giorni dal termine del concorso.
Le eventuali sanzioni
Qualora si adottino dei comportamenti che possono essere definiti tutt’altro che adeguati, sono previste delle sanzioni:
- tra i cinquanta e i cinquecento mila euro se si elude il monopolio statale dei giochi d’azzardo;
- pari a tre volte l’IVA relativa al concorso, con un importo non inferiore ai 2.500 euro circa, qualora vengano adottate delle manovre tutt’altro che corrette nell’assegnazione e svolgimento del concorso. La sanzione aumenterà se il concorso a premi viene svolto malgrado sia stato vietato.
- tra i mille e i cinquemila euro se non vengono adottate tutte le modalità previste dalla legge o se il concorso viene svolto in modo differente rispetto quanto stabilito dal regolamento realizzato prima dello svolgimento dello stesso.
- tra i duemila e i diecimila euro qualora non venga comunicata l’organizzazione del concorso e tutte le modalità che devono contraddistinguerlo.
Pertanto, nel momento in cui si decide di avviare un concorso a premi, occorre procedere sempre con estrema attenzione, se si vuole avere la possibilità di svolgerlo senza riscontrare eventuali problematiche gravi che possono avere delle pesanti ripercussioni nel breve o lungo termine e, soprattutto, per evitare che il concorso stesso possa essere caratterizzato da elementi tutt’altro che corretti e non in linea con le normative in vigore.
