Quando si decide di organizzare una manifestazione a premi che coinvolge il trattamento dei dati personali, è fondamentale informarsi sulle normative che disciplinano il diritto d’autore e il diritto alla privacy. L’Italia ha norme completamente diverse dai Paesi che non fanno parte dell’UE e fa riferimento alla normativa europea del regolamento generale sulla protezione dei dati, siglato GDPR. Approfondiamo tutto ciò che bisogna considerare dal punto di vista della privacy quando si organizzano delle manifestazioni a premio, siano essi concorsi o operazioni a premio.
Il rispetto del GDPR: considerazioni preliminari
Per rispettare il GDPR, è fondamentale che sui siti web ci siano dei banner che diano la possibilità all’utente di esprimere il consenso del trattamento di determinati dati. Lo stesso procedimento vale in altri contesti, come quando si chiede di compilare un documento con i propri dati personali. Difatti, per la registrazione di Nome, Cognome, Cellulare ed E-mail, è necessario inserire una scritta che informi l’utente che riempie il form che quelle informazioni saranno utilizzate nel rispetto della privacy. In più, per essere certi che l’user sia a favore del trattamento dei propri dati, deve venire inserita una casella da spuntare.
Questo stesso procedimento viene impiegato nella creazione di un concorso a premio: se prima dell’avvento dei social network, infatti, i concorsi a premio erano svolti principalmente in contesti offline, al giorno d’oggi, sono diventati sempre più frequenti e svolgono un importante ruolo per il marketing online delle aziende. I contest, quindi, hanno necessità di adeguarsi alle normative in merito alla protezione dei dati personali, in quanto gli utenti dovranno acconsentire al trattamento dei dati personali per ogni concorso a cui intendono partecipare.
La privacy nelle manifestazioni a premio
Visto che organizzare una manifestazione a premio prevede il trattamento dei dati personali dei partecipanti, per il promotore sarà obbligatorio rispettare il GDPR e il D.Lgs. 196/2003, ossia il codice in materia di protezione delle informazioni personali, in cui viene sancito l’obbligo di notificare – durante l’adesione ai contest a premio – l’informativa sulla privacy e il consenso per il trattamento dei dati.
Il principio di territorialità e l’archiviazione dei dati
L’art. 1 comma 6 del d.P.R. 430/2001 sancisce il principio di territorialità, stabilendo che le manifestazioni a premio devono essere svolte sul territorio italiano. Nonostante ciò, nelle FAQs relative ai concorsi a premio il Ministero, dello Sviluppo Economico ha informato che le imprese promotrici possono usufruire anche di applicazioni di terzi soggetti, come per esempio i social network, purché qualora abbiano un server con sede estera utilizzino un sistema di mirroring per il salvataggio dei dati sul territorio italiano. Chiunque abbia organizzato il concorso a premio dovrà archiviare i dati dei partecipanti e i contenuti degli user per rendere fruibili le informazioni personali e per rispettare le norme a riguardo.
Il trattamento dei dati personali
Il Ministero, nelle FAQs che riguardano i concorsi a premio, sottolinea l’importanza del rispetto delle linee guida fornite dal Garante, affermando che le imprese che promuovono le manifestazioni a premio debbano richiedere il consenso al trattamento dei dati in modo esplicito.
I casi in cui il consenso è fondamentale riguardano le attività di profilazione dei dati personali, ma anche il loro trattamento con il fine esclusivo di partecipare alla manifestazione a premio. In ogni caso, questi due consensi devono essere inseriti in ogni form per le manifestazioni a premio, anche quando l’organizzatore sceglie un social network. Inoltre, nel regolamento della manifestazione l’impresa deve informare che la partecipazione comporterà l’adesione al consenso per il trattamento dei dati dell’utente e in quali modalità.
Prima di tutto, quindi, è fondamentale inserire un campo che confermi il consenso per la registrazione dei dati e per il loro utilizzo, sulle cui modalità l’utente deve venire informato in modo dettagliato. Per esempio, l’user deve venire a conoscenza del fatto che i suoi dati potrebbero essere utilizzati per fini commerciali – come l’invio di offerte – o per comunicazioni di carattere logistico.
La privacy nel regolamento delle manifestazioni a premio
Anche quando si decide di stendere un regolamento, sarà necessario utilizzare gli stessi accorgimenti. Per esempio, se si decide di realizzare un concorso a premio che richiede ai partecipanti di creare e condividere dei contenuti, sarà necessario specificarne le modalità di trattamento e di utilizzo. Sarà inoltre opportuno indicare tutti i dettagli nel regolamento della manifestazione a premio ma anche prevedere una liberatoria con cui l’utente fornirà il suo consenso e la sua autorizzazione al promotore per l’utilizzo di quel contenuto, cedendone i diritti.
Quando si redige il regolamento della manifestazione, sarà inoltre obbligatorio inserire il riferimento all’informativa sulla privacy in cui siano indicate:
- le finalità del trattamento;
- i titolari;
- i responsabili;
- la possibile presenza della profilazione dell’utente.
Profilazione e privacy nelle manifestazioni a premio
Uno degli aspetti del trattamento dei dati a cui bisogna prestare più attenzione nel caso di una manifestazione a premio riguarda la profilazione, ovvero l’identificazione degli utenti attraverso i dati forniti. In questo caso, le caratteristiche, le abitudini e le scelte registrate vengono utilizzate per realizzare promozioni oppure servizi creati ad hoc per una categoria di user.
Anche in questo caso, il consenso deve essere esplicito, come disciplinato dall’art. 22 del GDPR. L’informativa sulla privacy dovrà risultare chiara, completa, esaustiva e ben visibile nella prima pagina del sito o del form. Inoltre, deve essere organizzata su più livelli per facilitarne la lettura: il primo layer dovrebbe presentare le informazioni più importanti, mentre il secondo dovrebbe informare sui dettagli relativi ai servizi offerti.
GDPR compliance: come funziona?
La manifestazione del consenso rappresenta una delle fondamenta per il trattamento dei dati personali, come viene decretato dal GDPR stesso, che chiarisce che qualsiasi soggetto, seppur partecipi a una manifestazione a premio per sua scelta e volontà, deve comunque acconsentire al trattamento dei dati personali in maniera esplicita.
L’art. 7 del GDPR e le linee guida sul consenso del Gruppo di Lavoro ex Articolo 29 – WP29 – delineano ulteriormente i requisiti del consenso:
- chi fornisce il modulo del trattamento dei dati deve poter dimostrare che il partecipante alle manifestazioni a premio ha dato il suo consenso;
- il titolare deve fornire all’interessato il consenso informato, ai sensi degli artt. 13 o 14 del GDPR, tenendo conto che il consenso deve risultare libero e inequivocabile. Se il trattamento dei dati ha più di una finalità, queste devono essere specificate in modo dettagliato nel form;
- il consenso risulta sempre revocabile, perciò la sua richiesta deve essere distinta dagli altri aspetti che si sottopongono al partecipante.
Quando si chiede il consenso, l’utente deve avere a disposizione un form comprensibile, semplice e chiaro. Difatti, non è ammesso il consenso presunto o tacito, quindi non è possibile inserire delle sezioni che presentino una casella precompilata. È frequente che il consenso presenti dei requisiti ancora più limitati, in virtù dell’estrema sensibilità dei dati.
Gli aspetti descritti sono solo alcuni dei tanti procedimenti necessari per agire nel rispetto delle normative. Tuttavia, per i promotori di manifestazioni a premio potrebbe risultare davvero complicato comprendere in modo approfondito come agire in maniera corretta relativamente alla privacy. Perciò, il consiglio è quello di affidarsi ad agenzie specializzate nell’ideazione e nella gestione delle manifestazioni a premio: in questo modo, organizzare il concorso perfetto sarà un gioco da ragazzi!
